Projekttitel
Einführung eines unternehmensweit einheitlichen Korrespondenzsystems

Unternehmen / Branche
Versicherung

EVOLOG Berater
Frank Schildmann

Ausgangslage
Im Unternehmen haben sich aufgrund fachlicher, technischer oder
organisatorischer Anforderungen und verschiedener Verantwortlichkeiten
im Laufe der letzten Jahre eine Vielzahl verschiedener Textverarbeitungs-
systeme und Prozesse etabliert. Der Aufwand für Wartung und Pflege,
die unterschiedlichen Funktionen, die fehlende Archivierung, die teilweise
fehlende Portooptimierung, der hohe Anteil an Verteilzeit in der Dokumenten-
erstellung und im Versand, die Vielzahl der Druckjobs, die hohen Rüstzeiten
und die mangelnde Einheitlichkeit in der Korrespondenzgestaltung (CI) sowie
die Einführung eines neuen Bestandsführungssystems erfordern die Einführung
eines neuen, unternehmensweiten Korrespondenzsystems.

Aufgabe
Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems, sukzessive Ablösung
der Altsysteme, Vereinheitlichung der Dokumentenerstellung, Standardisierung
der Arbeitsprozesse, Nutzung der Funktionalitäten und Versandwege zur Senkung
der Porto- und Materialkosten, Reduzierung der Verteilzeiten, Einhaltung des
unternehmensweit gültigen CI.

Vorgehen
Bereichs- und spartenweise Übernahme der alten Druckstücke im neuen CI.
Schulung der Mitarbeiter und sukzessives Löschen der Altbriefe und Korrespondenz-
systeme in den Bereichen.

Ergebnis
Erfolgreiche Einführung der neuen Software, Standardisierung der Arbeitsprozesse,
Steigerung der maschinellen Versendungen um 60% und Erhöhung des E-Mail-Versands
um 70%. Reduzierung der Portokosten um 1,2 Mio. Euro.